Recibir y revisar facturas de gastos
Configura el correo de recepción, escanea XML y distingue revisión interna de la respuesta del receptor.
Facturas recibidas reúne documentos electrónicos que llegan al correo de gastos configurado para la instalación. La bandeja permite revisar el documento, vincularlo a un proveedor y seguir su estado como receptor.
Preparar el correo de recepción#
- Comprueba que Restaurante Pro esté vinculado a Asystec Admin.
- En Configuración → Licencia, localiza Correo de recepción de gastos.
- Si aún no existe, utiliza Crear correo con un usuario autorizado y espera el resultado.
- Comprueba que el estado sea Listo y que la aplicación tenga la credencial local necesaria.
- Pulsa Probar IMAP para comprobar la conexión.
- Copia el correo asignado para utilizarlo como destino de las facturas de proveedores.
Los estados Solicitado, Revisión manual, Bloqueado o Error requieren atención; una solicitud de correo no confirma que el buzón ya esté operativo.
Leer documentos nuevos#
- Abre Facturas recibidas.
- Pulsa Escanear ahora y espera el resumen.
- Comprueba importadas, duplicadas, inválidas y cualquier error visible.
- Abre el documento y revisa emisor, receptor, consecutivo, tipo, subtotal, impuesto, total y referencia.
- Vincula el proveedor adecuado cuando corresponda y revisa los archivos disponibles.
El proceso necesita un XML fiscal adjunto legible. Un PDF por sí solo no sustituye el XML requerido para importar el documento fiscal. La bandeja puede indicar que el correo no trae XML válido.
Distinguir los estados#
| Control | Qué significa |
|---|---|
| Revisión | Seguimiento interno: pendiente, revisada, ignorada o con un proceso de aceptación pendiente/error. |
| Hacienda / receptor | Estado del mensaje receptor asociado al documento. |
| Importación | Si el archivo pudo incorporarse correctamente; condiciona las acciones disponibles. |
Revisar, aceptar o rechazar#
Revisada marca la revisión interna; Ignorar clasifica el documento para ese seguimiento. Aceptar y Rechazar tramitan un mensaje receptor mediante la integración configurada. No uses estos botones como una simple etiqueta de organización.
- Comprueba que el XML corresponde a tu negocio y al documento esperado.
- Revisa la acción que corresponde con la persona responsable.
- Ejecuta la acción y lee el resultado.
- Si queda pendiente o con error, consulta el estado y atiende el mensaje antes de considerar concluido el proceso.
Encontrar un documento que no aparece#
Revisa el correo de destino, la última revisión del buzón y los filtros. Puedes filtrar revisión, Hacienda, tipo, proveedor y presencia de PDF. Cambia a Todos para descartar que un filtro lo oculte. Reintentar un escaneo puede identificar adjuntos duplicados; no es necesario reenviar repetidamente el mismo documento.