Registrar proveedores y compras de mercadería

Proveedores conserva los datos de quienes suministran mercadería. Compras permite registrar recepciones directas, revisar su historial, manejar órdenes y consultar facturas de proveedor.

Crear o actualizar un proveedor#

1. Entra a Proveedores y abre un registro nuevo o selecciona uno para editar.
2. Completa nombre, cédula, teléfono, correo y notas según la información disponible.
3. Comprueba si debe estar marcado como activo.
4. Guarda y verifica el registro con la búsqueda y el filtro de estado.

La identificación no puede repetirse en otro proveedor. Los registros inactivos se pueden consultar con el filtro correspondiente, pero una recepción necesita un proveedor válido y activo.

Registrar una recepción directa#

1. Abre Compras → Nueva recepción.
2. Selecciona el proveedor o utiliza el flujo de proveedor nuevo.
3. Completa fecha, documento y motivo.
4. Agrega cada producto recibido y registra su cantidad y costo unitario.
5. Revisa el total borrador y confirma que no repetiste un mismo producto en varias líneas.
6. Pulsa Registrar recepción.
7. Comprueba el detalle guardado y las nuevas existencias.

Se requiere al menos un producto, cantidad positiva y costo unitario mayor que cero. Los servicios no se reciben como mercadería de inventario.

Consultar y compartir una recepción#

En el historial, filtra por proveedor, documento o producto y por fechas. Selecciona una recepción para revisar sus líneas. El detalle ofrece exportación Excel, impresión y envío según las opciones habilitadas. Un correo que no se envía no elimina la recepción ya registrada.

Trabajar con órdenes de compra#

1. Prepara proveedor y líneas en el borrador de recepción; abre Órdenes de compra y pulsa Crear orden con borrador.
2. Revisa proveedor, productos, cantidades, costos y fecha esperada antes de confirmarla.
3. Confirma el borrador cuando esté listo.
4. Al recibir, registra solo las cantidades entregadas. Una orden confirmada puede recibirse parcialmente.
5. Consulta ordenado, recibido y pendiente hasta completar la entrega.

Una recepción no puede superar la cantidad pendiente. Una orden completamente recibida no se cancela desde el flujo de cancelación de órdenes.

Facturas y pagos al proveedor#

La sección Facturas proveedor permite consultar documentos existentes, proveedor, vencimiento, estado y saldo abierto. En la pantalla de esta versión no se muestran controles de alta de facturas ni registro de pagos; no utilices una recepción de mercadería como sustituto de un pago.

El registro de una compra, el pago al proveedor y la gestión de un XML recibido tienen propósitos diferentes. Revisa Facturas recibidas para el seguimiento de documentos electrónicos de gastos.